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  產品介紹

    系統功能簡介
    系統大綱概要 

 


 


                                                                                                              

 

OA

 

 

市場上各種OA產品和解決方案層出不窮,功能特點也各異。辦公自動化因為具備一定的特殊性,諸如內外網隔離,對外推廣、內部辦公、工作監控以及資訊庫的協調管理等等,原有的辦公系統產品大多難以滿足該領域的應用需求,新型的OA解決方案開始備受矚目。

OA辦公協同管理系統主要針對大中型企業使用者,適用於各類實施辦公自動化建設的用戶需求,包括政府、企業、工廠、教育、金融、證券、醫院、電力、交通等各個行業領域。

 

OA系統功能簡介

 1、工作流程

流程發起:選擇相應工作表單(如費用申請、採購申請、請示報告等),填寫相應欄目或正文內容,即可提交給下一個審批(辦理)環節,也可保存至草稿。

審批辦理:系統首頁或在“我的待辦”資料夾中顯示所有需要當前使用者辦理(或被授權辦理)的工作,打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見,也可以根據許可權修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有:輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。                                                                 可以退回至已經辦過的任意環節。                                                                                                                                                                                                                   可以直接將待審批工作置為辦結,且將辦結資訊通知所有經辦人。                                                                                                                                                              如果當前環節不是最後環節,提交即自動流轉至下一環節。                                                                                                                                                                          如果當前環節是最後環節,而實際情況還需要繼續流轉,可在工作流程中添加後續環節,並繼續提交。

協辦:辦理人可以發起協辦,即使協辦尚未辦理,當前環節仍可提交,且協辦自動取消。

監控催辦:所有當前用戶已辦理的工作自動封存在“我的已辦”資料夾中,可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節,可對當前的工作辦理人發送催辦資訊。

流程調度:如果由於流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作,可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢:使用者可根據許可權範圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析:系統可自動對同類表單按時間段進行統計,被統計的內容限於數位資訊(如費用申請、報銷單等),既可統計已經辦結的,也可統計辦理中的。

 2、新聞公告

2.1、公告管理

在系統內發佈各種通知、通告、決定、動態等,公告審核支援多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。點擊公告標題,可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。

2.2、新聞管理

實現新聞的發佈與維護管理功能,新聞物件亦可指定,新聞的發佈無需審核。

23、類別設置

設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

 3、電子郵件

電子郵件系統作為資訊傳遞與共用的重要的工具和手段,滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。HzuOA的電子郵件模組,可以與各種通用的郵件伺服器軟體結合使用,也可內部獨立使用,實現內部郵件與外部郵件的無縫結合,提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

HzuOA允許通過後臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件,或監控某些帳號的外發郵件內容。

 4、文檔中心

檔分類:可以根據企業的管理要求,建立不同的檔類別以存放相關的檔。檔的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的許可權設置。支援WORDEXCELPOWERPOINT、圖片等各種檔案格式。

文件上傳:可以單個檔上傳,也支援批量檔硬碟拷貝,方便企業原始海量檔的上傳。

文件查閱:使用者可以根據許可權閱讀或下載相關檔。

 5、工作計畫

5.1、個人計畫

周計畫:以每天為時間單位起草個人周工作計畫(上周未完成計畫自動重新寫入本周),提交部門負責人審閱、發佈。計畫執行人可根據計畫完成情況將每項計畫置為“完成”、“未完成”狀態,注明完成或未完成原因,最後將所有計劃置“辦結”狀態後歸檔。

月計畫:起草個人月工作計畫,操作流程同周計畫。

5.2、部門計畫

周計畫:起草、發佈、執行、查詢部門周工作計畫,操作流程同個人周計畫。

月計畫:起草、發佈、執行、查詢部門月工作計畫,操作流程同個人月計畫。

 6、工作報告

用戶可以填報工作日報、工作週報、工作月報或其他類型的工作報告、總結,並提交給有關領導審閱。 

部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。

工作日報、週報可設置提交時間,自動標記延期提交的報告。

自動匯總漏交日報、週報的員工。

日報、週報格式可由用戶自訂。

 7、行政綜合

7.1、調查投票

通過設定主題,可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人範圍,每人只能投票一次,支持匿名投票。廣泛應用於民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.3、重要提醒

針對某些重要事件,可以設置系統自動提醒,即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒物件可以多人,提醒頻率可以是每天、每週的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當前員工的外出情況:外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等,便於及時瞭解員工外出動向。

7.5、通訊錄

建立內部(即OA系統使用者)通訊錄以及公共通訊錄,供用戶查詢。

7.6、費用管理

管理企業費用類別,錄入費用資料,生成多種費用匯總表,查詢個人或部門費用發生情況。

7.7、考勤管理

設置上、下班考勤時間,使用者可登陸系統進行考勤,系統自動生成考勤報表。

 8、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達,任務負責人員的指定,實現工作由上到下,由總到分的統一安排管理。

主管領導可以對於已經安排的工作任務進行跟蹤檢查,實現管理者對於任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

 9、個人辦公

   9.1、個人日程:個人日程的安排、備忘,可設置手機短信自動提醒。

   9.2、工作日志:個人日誌,日誌可以共用給本部門、上級或者全體用戶。

   9.3、個人通訊錄:員工的個人通訊錄信息,可導入到RuvarOA企業郵件系統中。

   9.4、個人設置:個人基本資訊設置,簽名樣式上傳管理,登錄密碼修改,流程審批及排程的授權。

   9.5、個人資料夾:建立個人文檔中心,可以建立文檔類別,支持同時多檔上傳,支持檔在資料夾之間的移動。

 10、企業文化

10.1、電子論壇

可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶範圍,在實現內部員工交流的同時,可以充當日常辦公討論的功能,大大提高內部交流的效率。

支援直接上傳MP3AVI等格式的聲音、影像檔,察看時直接播放。

10.2、電子期刊

期刊投稿:使用者可以向期刊的有關欄目投稿,系統可以統計使用者的總投稿數量。

編輯審稿:期刊的編輯審定投向各欄目的稿件,選擇稿件進行發表,對於不採用的稿件可以退稿。

期刊閱讀:查詢、閱讀出版的電子刊物,支援全文檢索搜尋。

10.3、成長歷程

管理企業成長歷程,並可在桌面顯示。

10.4、企業格言

管理企業格言,並可在桌面顯示。

10.5、歡迎新同事

簡單描述新同事資訊,並可在桌面滾動顯示。

10.6、文體活動

員工可任意發佈問題活動資訊,並可在桌面顯示。

 11、手機短信

短信發送、接收及管理,支援群發,同時可與HzuOA內部管理功能結合,自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

 12、知識管理

知識整理:按類別整理企業相關知識,提交審核。

知識審核:審核提交的知識草稿,驗證知識的準確性和有效性。

知識查閱:閱讀知識,對知識進行點評。

 13、會議管理

包括會議室管理會議安排、會議查詢、人員查詢和會議室查詢、會議提案、會議紀要等功能。使用者可通過系統提供的功能,適當安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理,查看會議情況,如出席情況、會議紀要等等。

 14、車輛管理

車輛登記:建立相應的車輛檔案,詳細記錄購買情況、車輛情況。

用車管理:用車的申請、審核、派車管理;派車單更改;用車返回登記。

車輛管理:登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表:按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

 15、用品管理

用品採購:用品管理人員進行採購登記,可以為各種辦公用品設定庫存報警值,方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢,有利於保證辦公用品的正常庫存。

領用管理:對需要辦公用品的使用者進行領用登記,自動完成庫存扣減。

查詢統計:可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統計查詢。

 16、資產管理

設備檔案:管理企業或部門設備的詳細資訊,可以自訂欄位。

設備使用:可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊:提供多種折舊計算方法。

匯出管理:可以將設備檔案匯出成WORDEXCEL文檔。

 17、圖書管理

新書入庫:登記新購置的圖書資料。

我的借閱:借閱或歸還圖書,系統自動提醒借閱時間到期。

圖書查詢:可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。

超期借書:查閱所有超期的借閱,可以發郵件催還。

 18、合同管理

合同錄入:錄入及維護企業簽訂的各類商務合同資訊,每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。

合同借閱:合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。

合同終止:對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。

合同查詢:按多種條件查詢合同資訊。

 19、報表中心

報表範本:定義報表的類別,如財務報表、行政報表等;以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報:填寫相關報表的內容,完成後可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢:根據許可權查閱報送過來的分類報表,如有新的報表送到,系統會自動郵件及彈出介面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL檔或直接列印。

 20、常用查詢

HzuOA提供辦公過程中有可能用到的一些資訊查詢工具,如萬年曆、長途區號、郵遞區號、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

 21、後臺管理

組織許可權管理:設置企業部門、職務、角色、群組、群組許可權。

用戶帳號管理:管理使用者登錄帳號、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。

表單定義:設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容;支持多頁表單。

流程定義:給工作表單設定預設辦理環節,圖形化定義。

功能管理:根據實際需要遮罩不使用的功能模組,增加使用者自己開發的功能連結。

論壇設置:設置論壇欄目及管理員。

文檔中心:同步文檔中心的資料夾及檔案名,清理垃圾資料夾,設置超級管理員。

桌面定義:預定義用戶默認的首頁格式。

容量設置:設置郵件系統及個人資料夾的空間限制。

日誌管理:查詢及刪除系統登陸日誌。

 快速應用,創造價值

 

OA系統大綱概要

一、領導辦公與決策

依託OA系統順暢流轉的資訊傳遞,企業領導層得以在第一時間批閱各式檔,調閱最新動態資料(業務報表),監督計畫執行、項目進展,並據此下達決策和指令。

企業需要創造經濟效益,無謂的會議容易浪費領導大量的精力,而解決這個問題的途徑是建設OA系統,通過該系統的建設將辦公資訊、公眾資訊、業務資訊流通到相應的環節,通過OA系統,領導可以一改以往的工作的模式,改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式。可以說OA系統是連接其他業務系統的龍頭,是提高工作效率、促使企業良性迴圈的催化劑。

 二、企業工作流程的管理

企業的工作能力和工作效率與業務進展緊密相關。管理良好的企業需要有其定義完善的關鍵業務流程來促使業務條理清晰地進行。

利用OA系統中內置的工作流引擎,可根據企業內部管理要求,定義、優化、再造出各種複雜程度不一的流程模組,除公文外,例如向採購、資金申請、網上報銷等等供流轉使用,降低企業員工花費在找人簽批、審核等上面的時間,可以把更多的精力投入到本職工作,領導可以即時察看流轉狀態進行監督,很方便的發現工作停滯的環節。

 三、目標管理和專案管理

通過OA系統中計畫管理功能模組,個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層彙報工作計畫完成情況,並被檢查和考評,工作計畫的歸檔管理便於月末、季度末、年末進行查詢和總結。

大型企業常常面臨部門之間的合作及企業中分散式項目團隊的交流協作問題。專案團隊經常要交換各自的想法並且佈置下一階段的任務。分散式的團隊中的專案管理常會碰到跨部門和跨地區等種種障礙。

OA系統提供專案協作功能,可隨時瞭解專案進展和各協作部門的進度及狀況。

 四、企業電子協作環境

溝通企業領導與員工日常工作的重要環節,但作為大型企業,部門眾多、人員眾多,分支機搆異地辦,甚至跨國,日常溝通的難度和成本都是很大的,有時還存在資訊的誤傳。

通過網路化的辦公方式加強了人與人之間、部門與部門之間,員工與領導之間、分公司與總部之間的溝通,提高了工作效率,保證了及時決策。電子郵件、BBS、線上交談、網路會議等是OA系統中常用的電子溝通手段。

 五、促進相關部門資訊化

OA系統在資訊發佈、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優勢,利用這些特性可以針對性的開發一些部門的應用軟體,提高這些部門的資訊化程度。

 六、推進企業文化建設

通過OA系統,每一個員工可以對公司有全面的瞭解。公司最近發生的大事、決策層的戰略思想、員工的意見、公司的規章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全域,大大增強公司的凝聚力。

另外OA系統為員工積極參與公司的管理開闢了通道,OA系統中的功能模組員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效管道,意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設計了匿名功能,管理層通過員工的意見和改進建議,瞭解員工想法及時解決提出的問題,營造良好的氛圍。調動員工關心企業、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

 七、加速知識型企業的轉型

文件管理把分散在員工手中,或散落在各處的對企業員工工作有説明的資訊資料、方法和理論知識等分類沉澱在系統中。供企業所有員工共用使用,也可設定使用權限。

培訓系統,把培訓員工的材料知識、規範制度以及所有有價值的文稿資料都納入系統中,供員工以各種形式進行學習和培訓。這種培訓完全可以不受時間、空間的限制。


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